Év végi hajtás a rendezvényszervezésben... Hogyan mehet könnyebben?

Még csak várjuk az első igazán hűvös napokat, a rendezvényszervezők életében azonban elkezdődött a főszezon. Ősszel konferenciák, workshopok rendezése foglal le minket, eközben sorra érkeznek az év végi, ünnepi-karácsonyi rendezvényekre vonatkozó megrendelések, foglalások, ráadásul nem árt már most a helyszínünk ünnepi dekorációjára is gondolni.

Ha még nem telt be ünnepi rendezvény-naptárunk, érdemes lehet már most ún. „Christmas party” packageket összeállítani, természetesen szem előtt tartva helyszínünk sajátosságait (célcsoport, ármeghatározás..).
A minél jobb kihasználtság érdekében két package-ajánlatra gondolunk:

Ebéd – kora délután:

Leginkább kisebb cégeknek ajánljuk, 15-30 fő, ültetett rendezvény.
A rendezvény szakmaibb jellegű, a karácsonyi köszöntések mellett évelemzésnek, megbeszéléseknek ad helyt, erre készüljünk (a szokásos szervírozott melegételek helyett inkább zakuszki, alkoholként kizárólag aperitivként fogyasztandó Prosecco).
A technika képezze már részét az ajánlatnak (mikrofonok, projektor).

Esti céges vagy karácsonyi csapatrendezvény:

Természetesen jóval kötetlenebb és játékosabb jellegű.
A csapatépítő játékokról már írtunk egy cikkünkben, itt találhatjátok: http://www.rendezvenyhelyszinek.hu/blog/vakaciozaro, ezek részletes bemutatása szerves részét kell, hogy képezze az ajánlatnak.
Az esti rendezvény inkább állófogadás jellegű, ebben az esetben is a zakuszki dominál, viszont nyugodtan beilleszthetjük az alkoholos italokat is az ajánlatba, egészen biztosan lesz rá kereslet. Jó ötlet lehet cocktail-sarok kialakítását ajánlani, valamint a cég profiljához igazodó játékokat kitalálni (vagy grafikával foglalkozó cég esetében például 5 perces új logo-tervező verseny, adjunk szárnyakat a képzeletünknek) :-)

Az ilyen rendezvények szervezői gyakran nem profi rendezvényszervezők, hanem a cég igazgatósága által kinevezett „önkéntesek”, segítsük munkájukat néhány hasznos, szakmabeli tanáccsal:
- Kérjenek mindenképpen visszaigazolást a résztvevőktől, legalább 10 nappal a rendezvény előttig
- A meghívóban jelüljenek meg „dress code”-ot
- Különleges táplálkozási igények (vegetáriánus, vegán, esetleges allergiák)

A két rendezvényt természetesen ugyanarra a napra is szervezhetjük, általában 2 óra elegendő kell, hogy legyen a terem átrendezéséhez az esti programhoz.

Az ajánlatokat lehetőleg ne e-mailben küldjük ki, ha van időnk, próbáljunk időpontot egyeztetni még októberre a már partner –vagy potenciális megrendelő-cégek rendezvényszervező felelőseivel.

Egyvalami biztos: az év végi party megszervezését nem lehet elég korán kezdeni, ezt pedig a céges referensek is tudják.


Szép őszt kívánunk olvasóinknak:

A Rendezvényhelyszínek Honlapja munkatársai