Follow-up tevékenység a rendezvényszervezésben

Itt a tavasz, itt a nyár, ezzel pedig elérkezett a szabadtéri rendezvények szezonja! Ez az időszak különleges helyet foglal el a rendezvényhelyszínek életében, a helyszín adottságaitól függően kinek áldás, kinek átok, reméljük, az előbbiek azért többen vannak. A rendezvények számának növekedésével előfordulhat, hogy kevesebb időnk marad a follow-up tevékenységre, amely viszont rendkívül fontos elem szolgáltatásaink minőségének folyamatos javítása érdekében. Mit is foglal magában az “event follow-up”?

Mindkét oldal visszajelzése fontos!

Az event follow-up során egyrészt a megrendelő, másrészt pedig maga a rendezvényhelyszín munkatársainak visszajelzéseire vagyunk kíváncsiak.

Első lépésben a szokásos köszönetnyilvánítással egy időben a megrendelő véleményét kérhetjük a rendezvénnyel kapcsolatosan.

Erre a legjobb időpont a rendezvény vége utáni 2-3. nap, a forma pedig lehet akár digitális, akár hagyományos.

A szokásos és túlságosan megszokott “egytől-ötig-osztályozzon-minket” kérdőív helyett a kifejtős, nyílt kérdésekkel több információhoz juthatunk:

- Mi volt a fő indok, amiért helyszínünket választotta?

- Milyen visszajelzések érkeztek a vendégektől?

- Ön szerint milyen módon tudnánk javítani a szolgáltatásainkon?

- A rendezvény mely részével volt a leginkább elégedett és melyikkel a legkevésbé?

- Az Ön által szervezett rendezvények között milyen jellegű eseménynek tudnánk esetleg még otthont adni?

7-8 ilyen jellegű és jól megfogalmazott kérdés általában elegendő, a kitöltött űrlap terjedelme pedig ne haladja meg az egy oldalt!

In house meeting a rendezvényhelyszínen

Az “in-house meeting”-en a rendezvényhelyszín azon munkatársainak véleményét illetve tapasztalatait kérjük ki, akik részt vettek az esemény szervezésében illetve lebonyolításában: a főszervező illetve az asszisztens/ek, bárki, aki a szervezés során személyes kapcsolatban állt a megrendelővel, saját catering esetén a főpincér, séf, a technikáért felelős személy, a dekoratőr illetve az általunk biztosított külsős szolgáltatók (pl. fotós).

Az in-house meetingen az alábbi kérdésekre kell választ kapnunk:

- Mi volt a rendezvény célja?

- Mennyire sikerült eleget tennünk a megrendelő elvárásainak?

- A megrendelőtől kapott feedback alapján milyen javításokat tudunk helyszínünk mindennapos életének részévé tenni?

- Melyek voltak a “kritikus pontok” a szervezés alatt ill. a rendezvény során és hogyan kezeltük azokat?

- Hallottunk-e akár pozitív, akár negativ irányú “megjegyzéseket” a résztvevőktől a rendezvény alatt?

- A csapatunk együttműködése a rendezvény során


Kétségtelenül minden helyszínnek megvan már a maga follow-up módszere, reméljük azonban, hogy sikerült néhány hasznos tippet adnunk ahhoz, hogy rendezvényről rendezvényre nagyobb sikereket érhessen el Ön is!


Megrendelésekkel (és pihenéssel is!) teli tavaszt kíván a Rendezvényhelyszínek Honlapja!



Ha tetszett a cikkünk, kérjük, hogy ossza meg ismerőseivel is!